Gestor Documental

Por medio del módulo GESTOR, a lo largo de la historia de usuarios dentro de un Ticket de un Proyecto, cada vez que se registra una Nota, inclusive, al momento de crear un ticket, se permite la opción de ANEXAR documentos para respaldar esa gestión sin embargo, es importante considerar 2 aspectos:

1. peso de almacenamiento de ese documento?
2. A futuro, cuántas alternativas se facilitan para acceder a ese documento además del propio ticket?
   

El usuario creador de códigos de tickets en SGEP IPA GESTOR, ahora contará con su acceso en SGEP IPA que es el núcleo base donde integramos y desarrollamos software a las necesidades de la operación de IPA - Inmopacífico y es por ello que, para OBTENER el URL donde se publicará el DOCUMENTO inicial de apertura del Ticket, ahora podrá hacerse desde el siguiente módulo y pasos al respecto:

Navegar si aún no se está, hasta el módulo principal de Inmopacífico el cual, en sus inicios fue estimado solo para fortalecer la operación de AVALUOS sin embargo, como se ilustra para este artículo, también permite la optimización con otros procesos, módulos y sistemas, cómo es el caso del proceso de la Gestión DOCUMENTAL, para el sGEP IPA GESTOR:

El usuario responsable podrá ingresar al Gestor, desde sGEP IPA para tener acceso constante y todo desde una sola plataforma, o bien, también acceder de manera independiente por medio del navegador web - pestaña independiente para manipular todo lo requerido en el GESTOR

O en modo WEB como se indicaba, por la opción anterior en el mensaje invitando a abrir el navegador web, o por medio del PORTAL WEB GENERAL habilitado en https://inmopacifico.venturitgroup.com 

Ya con el acceso a SGEP IPA GESTOR, bien sea en Web o al interior de SGEP IPA, se procede a identificar los CPE - Campos Personalizados donde se pueden manipular los Valores por Defecto a trabajar en sGEP IPA GESTOR. Por ejemplo, para el CPE - IPA Fecha Departamento se deja libre, o en ocasiones si se van a realizar múltiples registros de tickets, o porque se va adelantar registro antes o después de un fin de semana, en ocasiones es últil, contar con la FECHA POR DEFECTO y que no siempre sea el del día, por ello, el usuario podrá manipular dicho valor por defecto; al tener en el ejemplo la fecha 2022-marzo-22

y se desea afectar dicho valor por defecto, para no manipularlo dentro de SGEP IPA GESTOR en cada nuevo registro de ticket, ahora podrá contar con la opción en SGEP IPA de CP - Depto Fecha para definir dicho valor por defecto:

De igual manera para el CP - Corres. URL y definir el nombre del campo de correspondencia

Para esto se cuenta con la opción Documentos donde quedará, todos los Documentos asociados a la Empresa a la que se conectó y como se indicó inicialmente, se sugiere todo quede en INMOPACIFICO sin embargo, si desean una clasificación adicional, podrán vincularlos a cualquiera de las otras sedes (Cali, Bogotá), pero antes de esta publicación, primero la opción de PROYECTOS en los cuales, es la forma de permitirle a los documentos, una mayor CLASIFICACION y así, no solo acceder a dichos documentos solo por el número de Ticket creado en sGEP IPA GESTOR, sino que ahora al estar todo centralizado, la oportunidad de tener otros filtros como los indicados aquí, en el formulario de PROYECTOS y todos los que inician por SGEP-IPA-GES, lo que permite asociar, los CPE - Campos Personalizados de mayor uso en SGEP IPA GESTOR, ahora dentro del núcleo o core SGEP IPA y así, una mayor oportunidad en encontrar DOCUMENTOS:

Con esto en claro, ahora si se podrá SUBIR el Documento deseado al gestor documental y una vez almacenado en el Drive de Google al que se ha integrado SGEP IPA, el siguiente paso será la PUBLICACION del URL que finalmente, será asociado en el TICKET por registrar en SGEP IPA GESTOR, no sin antes recomendar que con las opciones ilustradas, dicho documento podrá clasificarse de mejor manera, en los respectivos punteros a maestros, por medio de los nuevos LOCALIZADORES de información, es decir, encontrar un documento por Ciudad, o por Concepto, o por Tipo de Documento, o por Fecha, o por Contacto Asociado, Área, Departamento y mucha otra información que así se decida en adelante, solicitar apoyo a su proveedor VenturITSoft para afinar la evolución constante de la operación en Inmopacífico (también opción de alertar de expiración de documentos y muchos otros ejemplos).

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